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      集美大學畢業生檔案轉遞管理辦法

      來源:
      發布時間:2019-05-23

      為進一步提高畢業生檔案轉遞工作的規范化、科學化水平,確保畢業生檔案轉遞的安全、快捷和高效,根據教育部辦公廳、人力資源和社會保障部辦公廳、國家郵政局辦公室《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》和福建省機要局《關于規范機要通信渠道寄遞學生檔案的告知函》有關規定,特制定本辦法。

      第一條 適用范圍

      本校普通高等教育畢業生檔案的轉遞。

      第二條 歸檔的材料

      1、入學前檔案;2、學生登記表;3、學生學習成績單;4、學生學籍變動文件;5、在校期間受各類表彰、獎勵的材料;6、在校期間受警告及以上處分的決定及相應的解除處分決定書;7、黨(團)組織材料;8、畢業生體檢表;9、畢業生登記表;10、畢業生就業通知書(報到證白聯單);11、其它需要歸檔的材料。

      第三條 歸檔材料的要求

      1、認真審查歸檔材料的內容,要求準確、清楚,并注明材料形成的時間。

      2、屬于組織鑒定、政治問題結論或處分的材料,必須單位蓋章和本人簽字。

      3、歸檔材料必須統一使用黑色水筆書寫,不得用復印件存檔。

      4、歸檔材料形成之后,應立即整理歸檔。

      5、凡屬已歸檔待寄材料,任何人不得擅自剔除。

      第四條 檔案交寄的準備工作

      畢業生派遣方案審核通過后,以此方案為準填寫檔案去向。檔案外袋和交寄表單填寫要一致。

      1、已就業畢業生的檔案郵寄外袋按就業協議書、就業報到證上所規定的單位和地址填寫;未就業畢業生的檔案外袋,一律按生源所在地高校畢業生就業主管部門的有關規定填寫。

      2、檔案交寄表單的填寫須注意以下事項:

      (1)填寫《集美大學學生檔案交寄單》(附件1)。通過郵政EMS標準快遞郵寄的檔案,按附件1表內所列內容完整填寫電子文檔,核對無誤后打印表單,一式兩份并蓋章,與中國郵政速遞物流公司(EMS)完成郵寄的交接郵寄手續。

      (2)填寫《機要文件交寄單》(附件2)。通過中國郵政機要通信郵寄的檔案,按附件2表內所列內容填寫交寄單。郵寄時按規定攜帶機要局簽出的集美大學“機要通信寄遞證”原件和單位介紹信,前往機要局郵寄檔案。

      (3)不符合畢業生檔案寄遞范圍的有:鄉(鎮)、中小學、派出所、信箱、車間、工地、街道辦事處、門診部、民企、外企等;

      3、學生檔案封裝要求。每件檔案袋封口處貼“集美大學學生檔案專用封條”,并在檔案袋兩端的封口處加蓋騎縫章。每件檔案袋只封裝一位學生的檔案,不能合裝或混裝。

      第五條 檔案的郵寄和送交

      畢業生檔案轉出是重要工作環節,要嚴格按照規定做好交接手續。

      1、畢業生檔案批量郵寄前,要與接收檔案郵寄部門提前協商好轉遞相關事項;

      2、學院按審核通過的畢業生派遣方案,規范填寫交寄單,并與接收郵寄的單位做好交接手續。

      3、對涉密的畢業生檔案,應通過中國郵政機要通信或派專人轉遞交接。日常零星畢業生檔案學院可根據實際情況自行安排郵寄。

      第六條 檔案寄送的后續工作

      根據福建省人力資源與社會保障廳的要求,為便于畢業生通過互聯網和移動客戶端查詢畢業檔案去向,學校要將畢業生檔案去向及時上傳到福建省畢業生就業創業公共服務網。

      1、檔案郵寄工作結束后,學院要及時將畢業生檔案去向情況按附件3《畢業生檔案去向信息表》的樣表格式完成整理工作。

      2、將附件3的電子文檔上交學校就業指導中心,由學校統一匯總后導入福建省畢業生就業創業公共服務網和我校學生就業網;其次學院將本表一式兩份用紙質的打印出來,簽字蓋章后學院和學校各留存一份。本項工作在檔案批量寄出后完成(畢業當年9月之前)。

      3、如果提交后有變動和零星寄出的,要及時按附件3的格式填寫后上交學校就業指導中心上傳到信息網(全年時間皆可)。

      第七條  學院負責做好學生檔案交寄簽收單原件的保管工作(永久保存),該材料將作為學生檔案查詢的依據。如果管理人員職責有變動,要做好移交手續工作。如因工作人員管理和交接手續不完善而造成檔案交寄手續丟失或畢業生檔案去向不明的,將依照相關規定追究責任。

      第八條  本辦法自發布之日起實施,原《集美大學畢業生檔案轉遞管理辦法》(集大學[2017]7號)自動廢止。本辦法由學生工作部(處)負責解釋。


      附件:

      1、《畢業生檔案交寄單》(通過中國郵政速遞EMS公司郵寄的填寫)

      2、《機要檔案交接單》(通過郵政機要通信郵寄的填寫)

      3、《畢業生檔案去向信息表》(提供給學校匯總)



       學生工作部(處)

      2019年5月23日

        學生〔2019〕22號 集美大學畢業生檔案轉遞管理辦法.doc




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